Ti capita mai di rincorrere il tempo? Ti sembra che il lavoro assorba ogni minuto della tua giornata e tolga respiro al tuo tempo privato, quello da dedicare agli affetti, a te stesso, alle tue passioni?
Considerando che abbiamo a disposizione esattamente le stesse ore che avevano Steve Jobs, Jeff Bezos e Daniel Zhang, la domanda che merita farci è “come mai non ci riusciamo?”
Ti stupirà sapere che molto spesso il problema della mancanza di tempo, è un falso problema. La verità, un po’ dura da accettare, ma molto utile da interiorizzare, è che chi non riesce a gestire il tempo, in realtà non riesce a gestire sé stesso e si lascia gestire dagli eventi.
Cerchiamo di capire insieme in pochi punti essenziali quali sono i segreti per trovare una migliore gestione delle giornate. Come fare a organizzare gli impegni, a delegare, a essere più efficiente e anche a restare in equilibrio tra il tuo tempo e il tempo del tuo lavoro?
1. Rallenta: Sii realista nel tempo e nello spazio
Quando calcoli il tempo necessario a svolgere un’azione, un compito, un meeting, una telefonata, ti prendi il tempo per farlo? Oppure vai in automatico approssimando?
Nella mia esperienza di consulente aziendale, ho notato che molto spesso clienti tendono a sottostimare l’impegno, a credere e dichiarare che il tempo necessario a portarlo a termine sia inferiore a quello che realmente poi viene speso. Poco prima di una riunione ti è mai capitato di dire ai tuoi colleghi: “Faccio una telefonata di cinque minuti e sono da voi”?
La telefonata difficilmente si conclude veramente in cinque minuti; una riunione di dieci minuti slitta e si allunga anch’essa più del previsto; a metà mattinata la giornata si è già sovraffollata di impegni che iniziano in ritardo, sfuggendo al tuo controllo.
Questo accade perché dentro di loro vive una sorta di frenesia che li tieni in un ritmo accelerato senza chiara definizione.
Impara a collocare ogni attività a cui ti dedichi nel tempo e nello spazio. Prenditi il tempo di farti alcune domande. Per esempio, se hai in agenda di andare dal commercialista: quanto tempo impieghi ad arrivare al suo studio? Ti riceverà subito o devi calcolare un minimo tempo di attesa? In media i vostri incontri quanto durano? È inutile pensare che ci vorrà cinque minuti se le ultime dieci volte ne hai sempre impiegato quaranta! Quanto tempo ti occorre per rientrare in azienda? Impiegherai forse 30 secondi a farti tutte queste domande e l’affanno che ti risparmierai è totale.
2. Osserva: Impara a delegare
Quando ti ritrovi l’agenda riempita da cima a fondo di impegni necessari per la produttività quotidiana e facilmente delegabili significa che non hai ancora preso sufficiente familiarità con la delega efficace e che soffri della sindrome dell’eroe.
Cosa vuol dire?
Vuol dire che dentro di te esiste l’idea che solo tu sai come si fa, sai fare bene, e automaticamente si accende un comportamento da crocerossino che vuole salvare il mondo, che crede di poter essere l’unico a gestire ottimamente ogni impegno.
Questa idea virus è supportata dal fatto che i collaboratori attorno a te, mai istruiti tramite un sistema di delega efficace, quando agiscono tendono a sbagliare e tu ti ritrovi a impegnare il tuo tempo correggendoli. È un cane che si morde la coda…
Osservati dall’esterno e cerca di capire quali comportamenti stai mettendo in atto che rubano il tuo tempo.
3. Conosciti: Rispetta il tuo cronotipo
Sicuramente avrai letto che i più grandi imprenditori si svegliano alle 5 del mattino e magari, se sei come me, avrai anche provato a mettere la sveglia prima dell’alba. Ho provato più volte poi mi sono resa conto che il mio corpo e il mio bioritmo funzionano in maggior armonia con altri orari.
È completamente inutile combattere le nostre predisposizioni naturali. Il libro “Il Potere Del Quando” di Michael J. Breus, tratta proprio questo argomento, ovvero ognuno di noi ha un suo bioritmo fisiologico particolare e quando ci allineiamo con esso siamo più produttivi con minore fatica.
Ognuno di noi ha un cronotipo, ovvero è naturalmente predisposto a lavorare meglio ed essere più efficiente in una parte del giorno rispetto alle altre. C’è chi è più efficiente al mattino presto e nella prima parte del giorno (le cosiddette allodole) e chi invece tira fuori il meglio di sé nella seconda parte della giornata e durante le ore serali (i cosiddetti gufi). Il libro di Breus usa altri animali ma il senso è lo stesso.
È di fondamentale importanza conoscere te stesso anche sotto questo punto di vista e comprendere le tue potenzialità: eviterai così di attribuirti false colpe e generare frustrazioni inconsistenti rispetto alla tua efficienza.
Hai valutato i tuoi picchi energetici durante la giornata? Oppure pensi di essere una macchina da guerra infaticabile?
Arriviamo ora a un punto importantissimo che può aiutarti a valutare il tuo rapporto con il tempo, in base alla prevalenza di uno dei tre cervelli del sistema del cervello trino che ognuno di noi possiede.
Leggi ogni segmento e cerca di capire con quali entri in maggior risonanza.
Il primo passo è sempre e solo la consapevolezza di chi siamo e di chi desideriamo essere.
Come concepisce il tempo il cervello rettile
Il cervello rettile, la parte più ancestrale di noi, vive in un certo senso in un eterno presente.
La sua concezione del tempo è per certi punti di vista molto semplificata, dettata dall’istinto ad affrontare ogni aspetto del quotidiano, compresi gli imprevisti, nell’immediato, con una propensione al “tutto e subito” a volte spiazzante per gli altri cervelli.
Il cervello rettile ama l’impulso, agisce per risolvere il problema subito, odia le attese e i tempi morti, non tollera chi è troppo titubante nel prendere decisioni. Non ha grandi difficoltà a delegare, ma è decisamente poco chiaro nelle spiegazioni e raramente verifica se ciò che ha detto è stato compreso. Preferisce avere il controllo su tutto e pretende immediatezza nell’esecuzione.
All’interno di una dinamica poco consapevole, il titolare con dominanza rettiliana rischia di crearsi una gestione degli impegni compulsiva, mirata a gestire tutto in prima persona per fare più in fretta ed esponendolo maggiormente a rischi dati da scarsa lungimiranza. Senza l’apporto di un’analisi logica degli impegni, un’ottima procedura di delega, tutto sembrerà prioritario, causando stress e una percezione frustrante di mancanza di tempo.
Ti riconosci nel tipo rettiliano come molti imprenditori? Tendi a gestire con eccessiva frenesia gli impegni e le sfide, oppure hai imparato a ponderare e riequilibrare questa tua parte con le altre del tuo cervello?
Come concepisce il tempo il cervello limbico
Il cervello limbico, nato nei mammiferi per salvaguardare la specie, vive con un focus profondo sul passato.
Gli imprenditori con prevalenza relazionale, amano imparare e fare tesoro delle esperienze passate, hanno fiducia in tutto ciò che conoscono bene e si muovono agevolmente nella loro zona di comfort.
In generale hanno una visione del tempo e del succedersi degli impegni condivisa. Aggiornano le persone con cui collaborano dei loro spostamenti, dei loro impegni e delle decisioni prese. In caso di emergenza o imprevisto, mirano sempre a salvaguardare la squadra, interpellarla e coinvolgerla.
Una classica abitudine dell’imprenditore a prevalenza limbica, è quella di fare riunioni e mini-riunioni di “allineamento” su tutto, anche eccedendo e facendo in questo modo sprecare tempo a sé stessi e agli altri.
C’è quindi una tendenza a essere dispersivo, rallentato e poco efficiente per tutta l’azienda, perché rincorre continuamente riconoscimenti e feedback da parte dei collaboratori, anche superflui, senza tradurli in un piano di miglioramento pratico.
Tu quale apporto chiedi al tuo cervello limbico? Riesci a trasformare il rapporto che hai con le persone in informazioni utili alla gestione del tempo nella tua azienda?
Come concepisce il tempo il cervello logico
Il cervello logico, o neocorteccia, è il più giovane dei cervelli, nato nell’ultima parte dell’evoluzione del genere umano. Chi ha una prevalenza della neocorteccia sulle altre due parti, tende a focalizzarsi costantemente sul futuro.
Gli imprenditori con prevalenza logica possono trarre grande vantaggio da questa loro propensione, a condizione come sempre che riescano a prendere consapevolezza dei suoi limiti e integrarla con le altre.
Il rischio, infatti, è che la gestione del tempo sia semplicemente inesistente, nel caso la neocorteccia prenda un sopravvento eccessivo. Si rischia di innescare meccanismi viziosi di valutazione compulsiva delle conseguenze di ogni azione, senza in realtà andare a chiudere definitivamente nessuno degli impegni presi. Si rimandano le soluzioni in vista di ulteriori valutazioni, si fissano riunioni a catena, si riempiono le agende di appunti su cui riflettere e rivalutare. L’immobilismo è dietro l’angolo e la morte aziendale anche.
E a te capita spesso di “bloccare” la risoluzione dei punti aperti della tua azienda in attesa di nuove informazioni? Rimandi decisioni anche importanti e concludi spesso riunioni senza uscirne con un piano di lavoro definito? Oppure hai saputo convogliare la tua parte logica in una collaborazione proficua con le altre due?
Next Step: cosa fare per iniziare
Prova a prendere la tua agenda (ce l’hai un’agenda vero?), analizza una giornata passata particolarmente piena e chiediti:
- Quante di quelle cose potevano essere gestite da altri? Perché ti sei ritrovato a gestirle in prima persona?
- E quante delle attività segnate si sono davvero poi concluse nei tempi che avevi preventivato senza innescare altri impegni a catena imprevisti?
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