Il termine “comunicazione” ha avuto moltissime definizioni nella storia.
Una delle più condivise recita così: “La comunicazione è uno scambio interattivo fra due o più partecipanti, dotato di intenzionalità reciproca e di un certo livello di consapevolezza, in grado di far condividere un determinato significato sulla base di sistemi simbolici e convenzionali secondo la cultura di riferimento” (Luigi Anolli).
Gli elementi base per la comunicazione sono:
1. l’emittente ed il ricevente che possono persone o gruppi;
2. il messaggio che viene inviato;
3. i canali di trasmissione;
4. il contesto in cui avviene la comunicazione.
È importante considerare il fatto che, relazionandosi ad altri esseri umani, non è possibile non comunicare. Anche nel più perfetto mutismo, stiamo comunicando qualcosa. Ecco quindi quanto è importante essere consapevoli dei nostri gesti, atteggiamenti, messaggi, per poter essere efficaci e per poter trasmettere realmente e precisamente ciò che vogliamo.
Altrettanto importante è capire che la comunicazione è l’innesco principale per la costruzione delle relazioni. Solo con una buona e consapevole comunicazione si possono fondare e far crescere relazioni equilibrate basate su comprensione, chiarezza e fiducia.
Vediamo quindi qualche consiglio per migliorare la nostra comunicazione.
Chiarisci nella tua testa cosa vuoi trasmettere: il messaggio
Comunicare efficacemente, sì. Ma cosa? Sei certo di saperlo?
Il primo passo per poter comunicare con efficacia ciò che vogliamo, è focalizzare con altissima precisione quel che vogliamo trasmettere. Sembra banale, ma non lo è affatto.
Ogni concetto, specie in ambito lavorativo, ha una serie di risvolti, ramificazioni, sotto-concetti, che possono sviare dal nucleo centrale del nostro discorso.
Per questo, prima ancora di cominciare ad affrontare un dialogo con un collega, un superiore, un cliente, devi aver chiarito perfettamente in te stesso tutti i punti essenziali che vuoi comunicare.
Un percorso logico, dal primo punto fino all’ultimo, già preimpostato nella tua mente, ti porterà dritto verso l’obiettivo e ti preparerà anche ad arginare le deviazioni altrui, con un ovvio guadagno di tempo ed energie.
Inoltre il messaggio deve sempre essere concreto e sincero e non frutto di paure o timori di mancata approvazione da parte del prossimo. L’accondiscendenza per evitare attriti non è che un tassello per costruire una relazione senza basi solide, che prima o poi crollerà. Fidati, ci sono passata tante volte, non funziona mai.
Conosci te stesso per disinnescare automatismi nocivi: l’emittente
Conoscere sé stessi è altrettanto importante se si vuole comunicare con efficacia.
Ognuno di noi, a seconda della sua intelligenza predominante, ha degli stili comunicativi precisi, fatti anche di meccanismi inconsapevoli, che se riconosciuti, possono essere controllati per evitare che inquinino la buona comunicazione.
Un esempio?
Se hai un carattere forte e generalmente parli “dritto”, c’è una buona probabilità che tu abbia un’intelligenza prevalentemente istintuale, che punta al sodo, che cerca la strada più breve possibile per arrivare alla soluzione. Sei probabilmente essenziale, conciso, diretto; di natura eviti perdite di tempo e giri di parole per riuscire a dire la tua.
Se per te questo può essere un metodo efficace per comunicare i tuoi messaggi, i tuoi modi possono però essere percepiti dagli altri come “spicci”, troppo diretti, anche bruschi. Se il tuo interlocutore ha un’intelligenza diversa dalla tua, poniamo il caso più relazionale e quindi sensibile alle opinioni degli altri, può sentirsi attaccato, maltrattato, poco considerato, colpevolizzato. E questo, va da sé, non può certo aiutarti a comunicare con efficacia e a costruire una buona relazione.
Ogni volta che diciamo un finto sì o un finto no,
distruggiamo una relazione”
M. Rosenberg
Conosci il tuo interlocutore e il suo linguaggio: il ricevente
Se è importante conoscere noi stessi e il nostro stile comunicativo per essere efficaci, è altrettanto fondamentale sapere come è fatta la persona con cui ci stiamo relazionando.
Usare lo stesso linguaggio e lo stesso atteggiamento con tutti indistintamente, è sintomo non di coerenza, ma di chiusura e scarsa consapevolezza di sé come elemento in relazione con gli altri.
A seconda dell’intelligenza prevalente nel nostro interlocutore potremmo trovarci in queste condizioni:
- Interlocutore con intelligenza istintuale. In questo caso, il consiglio è di comunicare in maniera diretta: puoi arrivare “dritto al dunque”, senza eccessivi preamboli, parlando con linguaggio schietto e modi cortesi ma concreti.
L’istintuale non vuole perdersi in giri di parole (che spesso lo innervosiscono), vuole sapere subito cosa vuoi da lui (“non si sa mai che tu voglia fregarlo” ;)), vuole chiarezza e linearità nel linguaggio. Si tratta di persone forti, in controllo, che spesso dominano sugli altri, tuttavia dietro a questa corazza c’è il bisogno di essere riconosciuti e celebrati. Tienine conto, quando parli con loro! - Interlocutore con intelligenza relazionale. In questo caso i preamboli devono esserci, eccome! La relazione è tutto, per queste persone la prima esigenza è essere rassicurati e accolti. Ai relazionali piace ascoltare storie, vogliono sognare, vanno attratti con cose che a loro interessano. Il pericolo più forte è farsi portare fuori strada, perché spesso tendono a deviare dal discorso principale, a perdersi in mille sotto-concetti con poco nesso logico.
- Interlocutore con intelligenza logica. Le persone logiche vogliono informazioni, informazioni, informazioni. A loro tutte le informazioni sembrano utili, anche quelle che oggettivamente lo sono relativamente. Il dialogo con una persona logica può essere molto impegnativo: richiede una preparazione precedente superiore a quella altrui, perché le sue esigenze saranno molte e spesso non prevedibili. Tuttavia avrai tutta la loro attenzione. Quel che devi fare, è evitare che i dettagli diventino infiniti: vanno tenuti “sul pezzo” e guidati verso l’essenziale.
Comunicazione responsabile = relazioni di qualità
La comunicazione, quindi, non è solo un passaggio di informazioni. Non va assolutamente sottovalutata la componente emotiva dell’interlocutore.
Ogni contesto inoltre, è saturo di “rumore”, che in generale possiamo definire come l’insieme degli elementi di disturbo al buon fluire del messaggio. Alcuni derivano dall’ambiente, ma altri provengono dal nostro interno e dal nostro interlocutore.
Ecco perché la consapevolezza della natura dei protagonisti (tu e lui) è essenziale per attuare una comunicazione responsabile, durante la quale diventi causa attiva della buona riuscita dello scambio e non effetto dello stesso.
Prendersi la responsabilità della costruzione della relazione durante la comunicazione è di nuovo la chiave di volta per l’innalzamento del nostro grado di consapevolezza e causatività nel mondo. Avere il controllo sulla tua comunicazione verbale, paraverbale e non verbale è possibile e indispensabile se vuoi insomma avere una comunicazione efficace.
Next Step: fermati un secondo prima di reagire
Per iniziare ad allenare il tuo autocontrollo, ti propongo piccoli esercizi di controllo della comunicazione.
Facciamo un esercizio per aiutarti a comprendere quale tipo di intelligenza prevale in te.
Scenario: sei il Responsabile dell’ufficio Customer Care di un’azienda da tre anni e devi comunicare a una tua risorsa che sarà spostata in un altro ufficio per esigenze aziendali. La paga è la stessa, la sua mansione a pari livello ma diversa.
Come glielo comunichi:
1) Fai scrivere dal capo del personale una lettera ufficiale alla persona, che spiega il cambiamento nel dettaglio e al fondo ti raccomandi di mettere il tuo riferimento nel caso avesse bisogno di qualsiasi informazione;
2) Inviti la persona al bar e le spieghi cosa fanno nel nuovo ufficio, le racconti la storia delle persone che ci lavorano già e solo dopo le chiedi se le piacerebbe fare parte di quel team;
3) Chiami la persona nel tuo ufficio, le spieghi nel dettaglio il motivo per cui viene spostata, le consegni tutto il necessario per essere subito operativa: procedure, file condivisi, documenti importanti. Le dai infine indicazioni su come fare il passaggio di consegna nell’ufficio da cui proviene.
Quale, tra la prima, la seconda e la terza ipotesi è quella che si avvicina di più a ciò che ti verrebbe istintivo fare?
E in base all’articolo, a quale intelligenza pensi quindi di essere più predisposto?
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